Mise en place du télétravail à la CIVIS

télétravail

Présentation de l’opération

La loi n° 2012-347 du 12 Mars 2012 ainsi que le décret n° 2016-151 du 11 février 2016 encadrent la possibilité pour les agents publics civils et les magistrats d’exercer leurs fonctions en télétravail tout en assouplissant ces dispositions.

Le télétravail désigne toute forme d'organisation dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur, est effectué par un salarié hors de ses locaux de façon volontaire, en utilisant les technologies de l'information et de la communication.

Le télétravail s’applique donc théoriquement à toutes les catégories professionnelles.

Néanmoins il ne s’agit pas d’un droit pour un salarié et au sein d’une même entreprise, il est possible que le profil d’un poste empêche la mise en place du télétravail alors que d’autres postes peuvent en bénéficier.

Ainsi les employeurs peuvent décider de mettre en place le télétravail uniquement pour certaines catégories de personnels.

Pourquoi mettre en place le télétravail à la CIVIS ?

A la CIVIS, la crise COVID auquel nous avons fait face en 2020, nous a demandé une réelle adaptation.

En effet, en mars 2020, avec le confinement, nous avons été amenés à penser et à mettre en place une procédure adaptée de télétravail pour assurer la continuité de service au sein de notre établissement.

Historiquement, le télétravail n’était pas une pratique de nos services et nous avons dû pallier dans l’urgence avec un mode dégradé mais néanmoins sécurisé de travail à distance.

La crise perdure toujours et nous demande des adaptations avec une jauge limitant le nombre de personnes dans nos espaces notamment.

Nous devons donc nous adapter et mettre en place un télétravail non seulement dans le cadre de cette crise mais également profiter de cela pour améliorer la qualité de nos services en permettant aux agents de pouvoir travailler à distance aussi bien qu’en local avec le maximum de possibilités quand ils sont hors site. De plus cette démarche écoresponsable permet de limiter les déplacements et de lutter contre le coma circulatoire.

Ainsi le 25 mai 2021, le Conseil Communautaire de la CIVIS a délibéré sur les modalités de Mise en Œuvre du télétravail au sein de l’établissement. La charte et le protocole individuel a été diffusé au personnel par la DRH le 23 juin 2021.

Une phase expérimentale de 5 mois est mise en place à partir du mois de juillet 2021 pour une durée hebdomadaire de 2 jours maximum par semaine. 

L’objectif est clair aujourd’hui. Nous entrons dans une ère ou le télétravail fera partie intégrante de notre activité et nous nous devons de le proposer dans les meilleures conditions techniques, et organisationnelles possibles.

Notre problématique est aussi d’améliorer la qualité de vie de nos agents et ainsi rendre un service de meilleure qualité pour tous les usagers de la collectivité. Le télétravail entre également dans ce cadre permettant à des personnes de passer leur temps de travail partiellement à distance et partiellement sur site ou totalement à distance si nécessaire.

Choix techniques.

Afin de mettre en place le télétravail, un certain nombre d’éléments techniques sont nécessaires :

  • Liaison internet (hors financement)
    Avec la présence d’agent sur site et hors site, il est important que notre liaison soit dimensionnée pour cela. Aussi nous prévoyons dans un premier temps une augmentation graduée de notre bande passante disponible afin d’absorber les flux VPN entrants venant de nos télétravailleurs. Une limite de 50 utilisateurs simultanés est fixée dans la phase expérimentale.

  • Sécurité informatique et réseau (concerné par la demande de financement)
    Pour le télétravail, il ne faut pas oublier la sécurité de notre système d’information et faire en sorte que nous n’ayons pas de fuite de données et un respect total des règles en place dans notre collectivité. Aussi nous prévoyons la modernisation du mécanisme de pare-feu / switch avec un cœur de réseau un peu plus adapté et des clés de type hard token pour se connecter à l’infrastructure via la double authentification annoncée dans la charte.

  • Espace de Coworking Virtuel (concerné par la demande de financement)
    Afin de permettre aux agents de travailler dans les mêmes conditions qu’ils ont sur nos sites CIVIS, nous avons besoin d’une infrastructure positionnée. Nous disposons actuellement d’une infrastructure virtualisée. Une solution élégante d’amélioration de la portabilité des données utilisateurs est la mise en place d’une solution de type bureau à distance optimisant la bande passante. Le choix de la mise en place d’une ferme bureau à distance (RDS : Remote Desktop Services) accueillant nos utilisateurs locaux/nomades nous apparait la plus souple. Ainsi, l’utilisateur retrouve un environnement de travail identique, qu’il soit en présentiel ou à l’extérieur.

    Aussi nous prévoyons l’installation d’une ferme RDS basée sur une technologie Microsoft avec des licences de connexions associées, la mise en place d’un serveur collaboratif de type "sharepoint".

  • Mise à disposition de postes informatiques communicants et sécurisés (concerné par la demande de financement)
    Le choix a été fait par la collectivité de doter les agents de postes informatiques dédiés et sécurisés. En effet, l’utilisation de postes informatiques personnels a été proscrit pour des raisons de sécurité, de confidentialité et de difficulté de cloisonnement des activités privées et professionnelles. A ce titre, l’agent bénéficiera d’un ordinateur portable doté de micro casques de qualité afin de rester en liaison téléphonique avec le siège via une application de soft phone. Ce poste sera doté d’une suite de sécurité avec authentification double facteur (login mot de passe, générateur de "token") et d’une suite bureautique compatible avec le serveur collaboratif installé au siège. Ainsi il pourra à distance utiliser son profil local et disposer des ressources serveurs et collaboratives du siège en toute transparence et sécurité.

  • Prestation et rendu pour nos agents.
    L’objectif étant que toute cette solution soit accessible au plus grand nombre aussi avec les prestations d’installation et de configuration nécessaires, nous prévoyons de former nos agents afin qu’ils puissent travailler en mode autonome ou en mode coworking..

Conclusion

Au travers de notre solution technique de télétravail, nos agents apprendront et pourront travailler dans des conditions optimales et au travers de solutions innovantes et d’actualité.  Nous avons choisi d’adapter notre infrastructure virtuelle et de sécurité actuelle en durcissant la partie sécurité (pare-feu de nouvelle génération) et en améliorant le rendu utilisateur via une solution de Virtual desktop. 

Cette démarche est essentielle pour nous afin de pouvoir évoluer et être dans une démarche d’une part d’innovation et d’autre part de permettre aux agents de travailler à distance dans de bonnes conditions.

Plan de financements :

Coût total prévisionnel de l’opération :   266 751,77 € HT.
UE - FEDER 240 076,59 € HT.
CPN - CIVIS 26 675,18 € HT.

L’opération est co financée dans le cadre du PEO FEDER Réunion 2014-2020, volet REACT UE.

« Développement du télétravail dans les collectivités dont coworking virtuel a été financé à l’aide du Fonds Européen de Développement Régional ( FEDER) dans le cadre de la réponse de l’union Européenne à pandémie COVID-19 ( REACT-UE) .L’Europe s’engage à la Réunion. »


 

 

 

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